Le cycle d’enquête du personnel de l’administration fédérale 2020 a pris fin en juin 2023. Voici une version détaillée du bilan final concernant l’OFS et des mesures prises. Elle complète l’aperçu envoyé aux collaborateurs et collaboratrices par courriel le 5 juillet et fournit des liens utiles.
Résultats de l’enquête 2020
Les résultats de l’enquête à l’OFS étaient globalement encourageants au niveau de l’OFS, avec une amélioration dans plusieurs dimensions par rapport aux enquêtes précédentes (2017 et 2014).
Les recommandations d’améliorations portaient sur les thèmes «Direction de l’office», «Processus de travail / processus décisionnels», «Rémunération», «Capacité d’adaptation» et «Transfert de connaissances».
Mesures prises
Direction de l’office
Processus de travail / processus décisionnels
Rémunération
Capacité d’adaptation
Transfert de connaissances
Prochaine enquête
Direction de l’office
Des comités thématiques (GLA) ont été mis en place pour soutenir la prise de décision au plus près du terrain. Le règlement d’organisation de l’OFS et le règlement des compétences ont été révisés et adopté par le conseil de direction le 15 mars 2023.
Règlement d’organisation et liste des membres des organes et rôles importants
Règlement des compétences
Comités du conseil de direction
Les cadres ont été davantage impliqués dans le processus d’élaboration du Programme pluriannuel de la statistique fédérale 2024-2027 par la création d’un groupe d’accompagnement (GA).
Toutes les divisions étaient représentées par au moins une personne au sein du GA. Les membres du GA ont assuré l’échange d’informations avec les divisions au niveau opérationnel.
Lors d’une douzaine d’ateliers, les membres du GA ont élaboré et discuté les bases de décision du comité directeur «Production et produits statistiques» en la présence de Petra Keller, cheffe du STAB.
Lors du séminaire des cadres (KS) des 7 et 8 septembre, les cadres se prononceront dans des travaux de groupe sur le contenu de la stratégie opérationnelle révisée 2024 et sur leur contribution à sa mise en œuvre.
Vous trouverez des informations dans le «Rapport 18» qui paraîtra début octobre. La stratégie opérationnelle sera ensuite révisée au sein du conseil de direction en octobre sur la base des réactions du KS et présentée lors de notre assemblée du 15 décembre.
Les événements destinés aux cadres ont été réorganisés afin d’améliorer la communication entre la GL et l’ensemble des fonctions d’encadrement et de favoriser les échanges, la participation active et la discussion de questions stratégiques.
Eclairages
Public cible: toutes les fonctions d’encadrement (invitation par courriel).
Modalités: en ligne, partage d’informations relatives à la gestion, aux processus ou à des thèmes transversaux ou politiques.
Fréquence: six sessions annuelles de 1h30.
Séminaires des cadres
Public cible: les cheffes et chefs de division et de section.
Modalités: en présentiel pour favoriser les échanges, la participation active et la discussion de questions stratégiques.
Fréquence: deux sessions d’une demi-journée à l’OFS et une session de deux jours consécutifs hors les murs.
Planification des éclairages et des séminaires des cadres
Processus de travail / processus décisionnels
Une première enquête de satisfaction interne a été menée pour le processus «Controlling trimestriel» et une prochaine enquête portera sur un autre processus transversal.
Pour ces enquêtes, la section Qualité et processus (QP) a mis au point, en collaboration avec la section Méthodes statistiques (METH), un questionnaire simple et standardisé qui sera dès à présent utilisé et testé sur la base de deux processus pilotes.
Chaque année, plusieurs processus transversaux seront évalués selon cette méthode. Si le résultat n’atteint pas un certain niveau, une évaluation de qualité sera appliquée l’année suivante.
Lignes directrices revue qualité OFS
La prise de décision selon les principes de comportement et de gestion agiles a également été abordée lors du séminaire des cadres des 12 et 13 septembre 2022. Les échanges ont porté sur les éléments qui favorisent une prise de décision rapide et pertinente, et sur la marge de manœuvre qui peut être donnée dans la prise de décision.
Rémunération
Le projet de révision de la classification, qui vise à établir une équité salariale entre les fonctions au sein et en dehors de l’office se déroule selon le planning prévu.
Des descriptifs de postes standards ont été établis pour l’ensemble des fonctions ainsi qu’une nomenclature spécifique et une structure de fonction de l’OFS.
L’attribution des descriptifs de poste existants aux nouveaux descriptifs de poste standards et une consolidation au niveau de l’office sont en cours.
Différents groupes d’intérêt ont été impliqués tout au long du projet. Jusqu’à dix personnes représentant la ligne ont participé de manière permanente aux différentes étapes.
Cette participation élargie rend les travaux plus complexes mais permettra une solution et une mise en œuvre concertées, en adéquation avec la réalité et les besoins de l’OFS.
La Compers a également été intégrée avec le conseil de direction dans le comité de projet.
Enfin, un échange d’informations régulier a lieu avec les syndicats pour les informer de la teneur et de l’avancée du projet et pour partager les questions et demandes du personnel; le dernier a eu lieu le 21 août 2023.
Capacité d’adaptation
Le Cercle Agilit@ a élaboré les principes de comportement et de gestion agiles de manière participative par le Cercle avec l’ensemble du personnel de l’office et le conseil de direction. Des powersessions et des ateliers dans les séminaires des cadres les encouragent.
Powersessions : formation de 1h30 qui illustre un principe du comportement et du leadership agile par l’introduction de quelques outils.
Offre de formation
L’agilité appliquée lors d’animation de powersessions (article 15.02.2023)
Un objectif d’amélioration du vécu d’un principe de comportement et d’un principe de conduite sera en outre fixé en 2024 pour l’ensemble de l’OFS et une méthode de valorisation du vécu des principes au sein de l’équipe sera mise en place.
Transfert de connaissances
17 colloques ont eu lieu depuis 2021 et les Brown Bag Lunches les complètent depuis 2022 avec un succès croissant.
Brown Bag Lunch, c’est reparti! (article 20.12.2022)
Brown Bag Lunch: possibilités de missions à l’étranger (article 16.05.2023)
Présentations_colloques 2022
Présentations_colloques 2023-2027
Le processus de transfert des connaissances a été formalisé. Le thème plus large de la gestion et de la sécurisation des savoirs est intégré dans la révision du concept de POE, qui sera déployé à partir de 2024.
Check-list «Transfert de connaissances»
Processus «Transfert de connaissances»
Enquête du personnel : votre participation compte!
Transformer l’expérience de travail quotidienne des collaborateurs et collaboratrices passe par un long processus de développement et par une multitude d’étapes successives.
Grâce à votre feed-back, une partie du chemin a déjà été parcourue. Les résultats de la prochaine enquête, qui débutera en octobre 2023, nous donneront à nouveau des indications importantes pour les prochaines étapes de notre changement culturel.
Schlussbilanz des Zyklus der Personalbefragung 2020
Der Zyklus der Personalbefragung 2020 der Bundesverwaltung ist im Juni 2023 zu Ende gegangen. Sie finden hier die detaillierte Schlussbilanz zum BFS mit den Massnahmen, welche die bereits am 5. Juli kommunizierten Inhalte ergänzt. Sie finden zudem nützliche Links.
Ergebnisse der Umfrage 2020
Die Ergebnisse waren auf BFS-Ebene insgesamt erfreulich, mit Verbesserungen in mehreren Dimensionen im Vergleich zu den vorigen Umfragen (2017 und 2014).
Es wurden Verbesserungspotenziale für die Themen «Oberste Leitung», «Arbeitsprozesse/Entscheidungsprozesse», «Entlöhnung», «Anpassungsfähigkeit» und «Wissenstransfer» ausgewiesen.
Massnahmen
Oberste Leitung
Arbeitsprozesse / Entscheidungsprozesse
Entlöhnung
Anpassungsfähigkeit
Wissenstransfer
Nächste Personalbefragung
Oberste Leitung
Um die praxisnahe Entscheidungsfindung zu unterstützen, wurden thematische GL-Ausschüsse (GLA) eingerichtet. Weiter wurden das Organisationsreglement des BFS und die Zuständigkeitsordnung überarbeitet und von der Geschäftsleitung am 15. März 2023 verabschiedet.
Organisationsreglement und Liste der Mitglieder wichtiger Gremien und Rollen
Zuständigkeitsordnung
GL-Ausschüsse
Mittels Bildung einer Begleitgruppe (BG) wurde das Kader stärker in den Prozess der Erarbeitung des statistisches Mehrjahresprogramms des Bundes (MJP) 2024-2027 eingebunden.
In der BG waren alle Abteilungen mit mindestens einer Person vertreten. Die Mitglieder der BG stellten den Informationsaustausch mit den Abteilungen auf der operativen Ebene sicher.
In rund zwölf Workshops erarbeiteten und diskutierten BG-Mitglieder die Entscheid-Grundlagen z.h. des GL Ausschuss «Statistikproduktion und -produkte» einschliesslich Petra Keller, Chefin STAB.
Am Kaderseminar (KS) vom 7.-8. September 2023 wird das Kader in Gruppenarbeiten einen Input zum Inhalt der revidierten Geschäftsstrategie 2024 und zu ihrem Beitrag zu deren Umsetzung geben.
Informationen erhalten Sie im «Bericht 18», der Ende Anfang Oktober erscheint. Die Geschäftsstrategie wird anschliessend in der GL-Sitzung im Oktober auf der Basis der Rückmeldungen aus dem KS überarbeitet und an unserer Amtsgemeinde am 15. Dezember präsentiert.
Die Veranstaltungen für Führungskräfte wurden neu organisiert, um die Kommunikation zwischen der GL und allen Führungsfunktionen zu verbessern. Und um den Austausch, die aktive Teilnahme und die Diskussion strategischer Fragen zu fördern.
Eclairages
Zielgruppe: Alle Führungspositionen (Einladung per E-Mail).
Modalitäten: Online-Austausch von Informationen über Management, Prozesse, Querschnittsthemen oder politische Themen.
Häufigkeit: Sechs Sitzungen pro Jahr zu je 1,5 Stunden.
Kaderseminare
Zielpublikum: Abteilungs- und Sektionschefinnen und Chefs.
Modalitäten: Präsenzveranstaltungen, die den Austausch, die aktive Teilnahme und die Diskussion strategischer Fragen fördern.
Häufigkeit: Zwei halbtägige Sitzungen im BFS und eine Sitzung an zwei aufeinanderfolgenden Tagen ausserhalb des BFS.
Planung Eclairages und Kaderseminare
Arbeitsprozesse / Entscheidungsprozesse
Eine erste Umfrage zur internen Kundenzufriedenheit wurde für den Prozess «Finanzielles 3-Monats-Controlling» durchgeführt und eine nächste Umfrage zu einem weiteren Querschnittsprozess ist geplant.
Die Sektion Qualität und Prozesse (QP) hat für diese Umfragen zusammen mit der Sektion Statistische Methoden (METH) einen einfachen, standardisierten Fragebogen entwickelt, der nun anhand von zwei Pilot-Prozessen angewendet und getestet wird.
Jährlich werden einige Querschnittsprozesse gemäss diesem Vorgehen ausgewertet. Wenn das Ergebnis ein bestimmtes Niveau nicht erreicht, wird eine Qualitätsbewertung im folgenden Jahr vorgenommen.
Richtlinien Qualitätsreviews BFS
Die Entscheidungsfindung nach den agilen Verhaltens- und Führungsprinzipien wurde auch am Kaderseminar vom 12./13. September 2022 thematisiert. Der Austausch konzentriert sich auf die Elemente, die eine schnelle und sachgerechte Entscheidungsfindung fördern, sowie auf den Spielraum, der bei der Entscheidungsfindung gegeben werden kann.
Entlöhnung
Das Projekt Überprüfung Einreihungen BFS hat zum Ziel, über die Standardisierung von Anforderungen und Profilen eine bessere Vergleichbarkeit zwischen den verschiedenen Funktionen im Amt und auch mit dem Departement sicher zu stellen. Das Projekt verläuft planmässig.
Für alle Funktionen werden Standard-Stellenbeschreibungen sowie eine spezifische Nomenklatur und eine Funktionsstruktur für das BFS erstellt.
Die Zuordnung der bestehenden Stellenbeschreibungen auf die neuen Standardstellenbeschreibungen und die Konsolidierung auf Amtsebene sind im Gange.
Verschiedene Interessengruppen waren während des gesamten Projekts involviert. Bis zu zehn Personen, welche die Linie repräsentierten, sind dauerhaft in die verschiedenen Phasen involviert.
Diese erweiterte Beteiligung macht die Arbeit komplexer, ermöglicht aber eine abgestimmte Lösung und Umsetzung, die der Realität und den Bedürfnissen des BFS entspricht.
Die Compers wurde zusammen mit der Geschäftsleitung in den Projektausschuss integriert.
Schliesslich findet ein regelmässiger Informationsaustausch mit den Gewerkschaften statt, um sie über den Inhalt und den Fortschritt des Projekts zu informieren und die Fragen und Anliegen des Personals mit uns zu teilen. Der letzte Austausch fand am 21. August 2023 statt.
Anpassungsfähigkeit
Die agilen Verhaltens- und Führungsprinzipien wurden vom Cercle Agilit@ mit allen Mitarbeitenden des Amtes und der GL partizipativ erarbeitet. Sie werden durch Powersessions und Workshops in den Seminaren der Führungskräfte gefördert.
Powersessions: 1,5-stündige Trainings, die ein Prinzip des agilen Verhaltens und der agilen Führung durch die Einführung einiger Werkzeuge veranschaulichen.
Schulung Angebot
L’agilité appliquée lors d’animation de powersessions (Artikel 15.02.2023)
Im Jahr 2024 wird ausserdem ein Ziel für dies Verbesserung des Erlebens eines Verhaltens- und eines Führungsprinzips für das gesamte BFS festgelegt und eine Methode zur Aufwertung der erlebten Prinzipien im Team eingeführt
Wissenstransfer
17 Kolloquien fanden seit 2021 statt und die Brown Bags Lunches wurden ab 2022 mit wachsendem Erfolg wieder eingeführt.
Brown Bag Lunch, c’est reparti! (Artikel 20.12.2022)
Brown Bag Lunch: possibilités de missions à l’étranger (Artikel 16.05.2023)
Présentations_colloques 2022
Présentations_colloques 2023-2027
Der Prozess des Wissenstransfers wurde formalisiert. Das umfassendere Thema Wissensmanagement und -sicherung ist in die Überarbeitung des POE-Konzepts integriert, das ab 2024 ausgerollt wird.
Checklist «Wissenstransfer»
Prozess «Wissenstranfert»
Personalbefragung: Machen Sie mit!
Eine Veränderung der täglichen Arbeitserfahrung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschieht über einen langen Entwicklungsprozess und über eine Vielzahl von aufeinanderfolgenden Schritten.
Dank Ihres Feedbacks ist bereits ein Stück des Weges zurückgelegt worden.
Die Ergebnisse der nächsten Umfrage, die im Oktober 2023 beginnt, werden uns wiederum wichtige Inputs für die nächsten Schritte für unseren Kulturwandel geben.