Formation externe à la Confédération: le processus de demande facilité

Se perfectionner, pourquoi?

Dans un monde en perpétuelle mutation, le perfectionnement est capital pour développer les compétences requises pour nos fonctions actuelles et futures. Ainsi, les collaborateurs et collaboratrices de l’OFS formulent une soixantaine (en moyenne annuelle) de demandes de formation externe à la Confédération.
Ces demandes sont traitées dans un processus digitalisé depuis 2019 qui durait initialement un à deux mois, rythmé par de nombreux allers-retours et questions des personnes impliquées.
Le service POE (Développement du personnel et de l’organisation) a donc décidé de le simplifier et de l’optimiser.

Optimiser un processus par l’innovation collaborative

Première étape: sondage

POE a soumis un sondage aux personnes ayant demandé une formation externe durant l’année écoulée, ainsi qu’à leurs responsables hiérarchiques.
Les questions du sondage s’inspiraient d’une carte d’expérience des utilisateurs (User Experience Map) et portaient sur six aspects-clés (actions, questions, bons moments, irritants, positionnement, améliorations) expérimentés au cours du processus.

Deuxième étape: analyse des résultats

Il en est ressorti les points suivants:

• L’accessibilité des informations sur le processus était complexe.
• Une ligne directrice claire garantissant une équité de traitement dans la prise en charge faisait défaut.
• L’initiation du processus dans Acta Nova était compliquée.
• La progression et l’issue du processus manquaient de transparence.
• L’estimation des coûts de la formation était difficile.
• Des étapes dans Acta Nova (prise de connaissance / validation) engendraient des doublons chronophages.
• La suite du processus (paiement de l’inscription, encodage du temps, évaluation et clôture) manquait.

Troisième étape: remaniement du processus et des outils

POE et des volontaires parmi les personnes sondées se sont réunis pour remanier le processus. L’accent a été mis sur les étapes les plus mal notées: la demande de formation et la prise en charge. Des prototypes ont ensuite subi des tests.

Améliorations apportées:

• Le formulaire de demande de formation offre dorénavant en temps réel une estimation des coûts et indique si une convention doit être établie, en précisant la durée de l’emploi compensatoire conséquente.
• Un tableau aide les responsables hiérarchiques à la décision en évaluant la demande sur quatre critères (utilité de la formation, évolution du poste, évolution de l’entité et employabilité).
• Le processus se décline en trois sous-processus (prise en charge simple / avec convention / avec validation de la GL); POE initie le sous-processus adéquat à la réception des documents.
• Une information renseignant sur toutes les étapes du processus est disponible dans l’intranet.
• Les évaluations à l’issue de la formation sur la satisfaction et le transfert des connaissances ont été digitalisées.

Quatrième étape: bilan

• En présence de tous les intervenants, la durée du processus ne dure plus que trois à cinq jours.
• Les éventuelles questions sont discutées en amont, ce qui évite dorénavant les allers-retours.

L’analyse de l’expérience des utilisateurs et utilisatrices a mis en lumière leurs préoccupations et les améliorations à prioriser. Leur rôle dans les travaux de remaniement du processus sera bénéfique pour tous.