Da alle bisherigen Personalverleihverträge spätestens am 31. Dezember 2020 endeten, musste eine neue Ausschreibung im offenen Verfahren (Beschaffungsvolumen > 230’000 Franken) für den Zeitraum vom 1. Januar 2021 bis 31. Dezember 2025 in die Wege geleitet werden. Da verschiedene Sektionen bereits Ende 2020 temporäre Mitarbeitende benötigten und ein Wechsel des Anbieters während einer laufenden Erhebung nicht in Frage kam, wurden einzelne Lose bereits ab Oktober 2020 ausgeschrieben.
Ausschreibungen im offenen Verfahren müssen im Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen in der Schweiz (SIMAP) publiziert werden. Dienstleistungen, die im Rahmen eines Personalverleihs von einer Vergabestelle beschafft werden, unterstehen nicht dem Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen, d.h. ein Rekurs gegen die Ausschreibung oder die Zuschläge sind nicht möglich. Das Beschaffungsvolumen dieser Ausschreibung betrug rund 20 Millionen Franken.
Im Folgenden möchte ich die verschiedenen Etappen der Ausschreibung kurz aufzeigen und auf angetroffene Schwierigkeiten hinweisen.
Vorabklärungen
Zunächst wurde der Bedarf der Abteilungen für die Jahre 2020 bis 2025 erhoben, so dass die Ausschreibung und das Pflichtenheft entsprechend formuliert werden konnten. Dazu haben wir die Anforderungsprofile der Ausschreibung für den Personalverleih 2013 den Abteilungsleitenden zur Verfügung gestellt. Diese wurden gebeten, die Anforderungen zu überarbeiten oder neue Anforderungen für ihre Abteilungen zu definieren. Hierbei ging es ausschliesslich um den planbaren Bedarf. Diese Arbeit hat rund drei Monate in Anspruch genommen und war nach den Sommerferien 2019 abgeschlossen.
Anschliessend haben wir die verschiedenen Rückmeldungen in entsprechenden Stellenprofilen zusammengefasst und mit den betroffenen Sektionen besprochen und finalisiert. Insgesamt wurden 13 Stellenprofile definiert, die in elf verschiedenen Losen (ein Los mit drei Unterlosen) ausgeschrieben wurden. Die Schwierigkeit hierbei war es, die verschiedenen Anforderungen in generische Profile zusammenzufassen. Neu wurden die zwei Profile kaufmännische und wissenschaftliche Mitarbeitende definiert, um den Bereich ungeplantes Entlastungspersonal auch abzudecken. Diese Etappe wurde kurz vor Weihnachten 2019 abgeschlossen.
Im nächsten Schritt mussten der Stundenbedarf pro Profil sowie der gewünschte Beschäftigungsgrad erhoben werden. Mit den Sektionen, die Erhebungspersonal benötigten, wurden die Bedarfe und Profile in persönlichen Gesprächen mit den Verantwortlichen aus den Sektionen erörtert und erfasst. Diese Bedarfsabfrage war zugleich auch die letzte Gelegenheit, noch nicht gemeldete Profile oder Bedarfe zu melden.
Ausschreibung
Nachdem alle Vorabklärungen getroffen waren und die offenen Punkte zur Ausschreibung mit dem Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL) geklärt waren, konnten wir Ende Januar 2020 mit der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen beginnen. Es hat sich bewährt, die Unterlagen von dem für das BFS zuständigen Juristen des BBL gegenlesen zu lassen und gewisse Anmerkungen in die Unterlagen einfliessen zu lassen.
Am 27. März 2020 wurden die Ausschreibungsunterlagen von der Beschaffungskoordinationsstelle des BFS (BKS) auf SIMAP hochgeladen: am 30. März 2020 waren sie aufgeschaltet. Die publizierten Ausschreibungsunterlagen wurden für künftige Losbezüger auch in GEVER öffentlich abgelegt, da der Zugriff auf SIMAP sehr beschränkt ist.
Auf SIMAP gingen rund 36 Fragen zur Ausschreibung ein, die bis am 6. Mai 2020 beantwortet wurden. Die Frist für die Eingabe einer Offerte war der 20. Mai 2020.
Neben dem Preis waren Referenzauskünfte das zweite Zuschlagskriterium; die Referenzen konnten erst nach dem Eingang der Offerten eingeholt werden. Dies war ein sehr aufwändiges und langwieriges Verfahren. Es ist deshalb gut zu überlegen, ob man bei der nächsten Ausschreibung anstelle von Referenzauskünften andere Zuschlagskriterien definieren sollte. Dies auch in Anbetracht, dass das revidierte Beschaffungsrecht neue Zuschlagskriterien im Bereich der ökologischen und sozialen Nachhaltigkeit ermöglicht und verlangt. Nach der Öffnung der Offerten und der Auswertung der Offerten durch das Evaluationsteam konnten die Zuschläge am 24. Juli 2020 publiziert werden. Insgesamt gingen die elf ausgeschriebenen Lose an sieben verschiedene Anbieter.
Verträge
Für jedes Los wurde mit dem Anbieter ein Rahmenvertrag abgeschlossen. Es empfiehlt sich, so viel möglich bereits im Rahmenvertrag zu regeln, damit die Einzelverträge für die Abrufe so schlank wie möglich gehalten werden können.
Mit dem Rahmenvertrag geht das BFS noch keine Verpflichtung ein, sondern er regelt, wie der Name es sagt, den Rahmen. Die Verpflichtung entsteht erst aus dem konkreten Einzelvertrag. Den Losbezügern wurde ein Mustereinzelvertrag zur Verfügung gestellt.
Sowohl Rahmenvertrag wie Mustereinzelvertrag wurden mit BKS und Finanzen ausgiebig vorbesprochen und ausgearbeitet.
In verschiedenen Sitzungen wurden die Rahmen- und Einzelverträge sowie die wichtigsten Punkte im Bereich Personalverleih mit den einzelnen Anbietern besprochen. Dieses Vorgehen hatte sich aufgedrängt, da verschiedene Anbieter zum ersten Mal mit der Bundesverwaltung oder dem BFS zusammenarbeiten.
Übersicht über die Zuschläge für die einzelnen Lose:
| Los/ Profil | Unternehmen | |
|---|---|---|
| 1a | Erhebungspersonal ohne Erfahrung | Randstad AG |
| 1b | Erhebungspersonal mit Erfahrung | Randstad AG |
| 1c | Gruppenleiter/in | Randstad AG |
| 2 | Hotline und Kundensupport Gesundheitsbefragungen | Adecco AG |
| 3 | Spezialisiertes Erhebungspersonal statische Produktion | Academic Work SA |
| 4 | Betriebsleiter/in Strukturerhebung | Diso AG |
| 5 | GEVER Geschäftsprozessmanagement | Manpower AG |
| 6 | GEVER Durchführung Archivarbeit | Manpower AG |
| 7 | Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in | Kelly Services AG |
| 8 | Kaufmännische/r Sachbearbeiter/in | Randstad AG |
| 9 | Experte/in in Output Data Management | Interiman Group SA |
| 10 | Experte/in in Digital Asset Management | Interiman Group SA |
| 11 | Web- und Social Media Spezialist/in | Adecco AG |
Beschaffung: Prozess
An dieser Stelle sei noch einmal darauf hingewiesen, dass jeder Einzelvertrag (Abruf) eine eigenständige Beschaffung auslöst und gemäss folgendem Ablauf abgehandelt werden muss:
- Der/die Projektleiter/in (PL) eröffnet ein Beschaffungsdossier unter seiner/ihrer Sektion in Acta Nova und erstellt eine Bedarfsanalyse (vereinfachte Vorlage).
- Der/die PL informiert BKS über das eröffnete Beschaffungsdossier per E- Mail. Diese eröffnet ein Jira-Ticket mit dem/der zuständigen Personalbereichsverantwortlichen (PBV) als Watcher.
- BKS legt in Acta Nova den Einzelvertrag, die Beilage und das Begleitblatt Vertrag ab und informiert den/die PL. Es sind nur diese Vorlagen zu benutzen, da sie mit Finanzen und BKS abgesprochen sind.
- Der/die PL komplettiert die Dokumente und informiert BKS, wenn sie vollständig sind; BKS achtet auf die Nummerierung.
- Der Vertrag geht auf Unterschriftenrunde via Acta Nova-Workflow.
Für PERS ist es wichtig, dass der/die PBV frühzeitig in den Prozess miteinbezogen werden. Den Ablauf Personalverleih zwischen der Linie und den PBV finden Sie unter folgendem Link:
Seiten – Formulare, Vorlagen und Dokumentationen (admin.ch)
Herzlichen Dank!
Zum Schluss möchte ich allen danken, die zum Gelingen der Ausschreibung beigetragen haben, insbesondere sind das Mathias Steffen und Eduard Barsa, die mich tatkräftig unterstützt haben, den Teams BKS und Finanzen sowie allen beteiligten Linienverantwortlichen.