Nun sag, wie funktioniert’s mit den Arbeitsbeziehungen aus dem Homeoffice?

Nous avons fait la connaissance de Fitore Muharremi (BILD-P) et de Cindy Erdem (KE) lors d’un échange de courriels ou dans le cadre d’une conversation téléphonique, vu qu’elles ont commencé à travailler à l’OFS durant le semi-confinement. Katrin Mühlemann (BILD-P), quant à elle, travaillait depuis de nombreuses années à l’OFS, mais, promue cheffe de section en avril, elle a pris les rênes d’une équipe en home-office. Nous lui avons demandé comment elle vivait ses débuts dans sa nouvelle fonction : dans un bâtiment presque vide, avec des collaborateurs en télétravail et des échanges via Skype.

Ci-après les interviews de Fitore Muharremi et de Cindy Erdem qui répondent aux mêmes questions, de Katrin Mühlemann qui raconte ses premiers pas de cheffe de section durant le semi-confinement et de Mehmet Aksözen (BILD-P) chargé de la formation de Fitore Muharremi. Enfin, Sophie Schmassmann (KE), collègue de Cindy Erdem (KE), témoigne librement de l’arrivée de Cindy Erdem (KE) dans son équipe.

Liebe Cindy, was ist deine stärkste Erinnerung an deinen ersten Arbeitstag im BFS?
Dass fast niemand im Gebäude war, die Ruhe!

Warst du allein – oder fast allein – im BFS und was waren deine Eindrücke?
Freitags war ich allein. Als neue Mitarbeiterin ist das sehr komisch. An den anderen Tagen war hingegen immer jemand aus der Abteilung da.

Wie teilst du deine Zeit zwischen Telearbeit und dem BFS auf?
Ein Tag Telearbeit, wenn niemand zu Hause ist, ist ok, aber mehr ist mir zu viel. Ich bin gar kein Fan von Telearbeit.

Fühlst du dich als Teil eines Teams? Wenn ja, wie sind die Beziehungen entstanden?
Oh ja, da ich sehr angenehme Arbeitskolleginnen und Kollegen gefunden habe und dies bereits am ersten Tag. Weil nur wenig Personen vor Ort waren, war es einfacher diese kennenzulernen.

Wie war die Einführung in deine neuen Aufgaben? War die Wissensvermittlung deiner Meinung nach komplizierter als normal? Wenn ja, auf welche Weise?
Die Schulungen per Skype finde ich immer noch sehr komisch. Mit den Arbeitskolleginnen und Kollegen vor Ort haben wir immer eine Lösung gefunden. Diese sind immer sehr hilfsbereit.

Siehst du irgendwelche Vorteile in dieser Situation?
Ja, ich glaube man hat andere Beziehungen mit den Kolleginnen und Kollegen (auch von anderen Sektionen), die vor Ort sind.

Und Nachteile?
Ich habe noch nicht alle Mitarbeitende der Sektion gesehen und andere sehe ich nur unregelmässig.

Wenn sich die Dinge wieder normalisieren, was ist dein grösster Wunsch?
Dass wir immer noch als Team diese Nähe behalten, und dass die Situation sich nicht noch einmal wiederholt.

Sophie, wie erlebst Du die Arbeitsbeziehung zu Cindy Erdem?
Ich habe von Mitte März bis Mitte August ausschliesslich von zuhause aus gearbeitet. In dieser Zeit haben wir uns in der Gruppe Beschäftigungsstatistik aber regelmässig, mehrmals pro Woche in kurzen Skype-Besprechungen ausgetauscht. So habe ich auch mitbekommen, dass eine Stelle ausgeschrieben wurde und erste Interviews via Skype, später auch «gemischte» Interviews vor Ort und via Skype durchgeführt wurden. Und dann hat Cindy am 1. Juli angefangen: die «normalen» Aufgaben fielen an, aber alles war ganz anders und ungewohnt. Ich habe immer wieder von der neuen Mitarbeiterin gehört, aber kennengelernt habe ich sie nicht. Ich war ja nie in Neuenburg. Bis ich dann am 5. August zum ersten Mal mit ihr telefoniert habe. Sie war sehr sympathisch, und doch war es eine spezielle Situation, sich am Telefon kennenzulernen. Und dann hat es noch einmal zwei Wochen gedauert, bis ich wieder am BFS war und sie persönlich getroffen habe. Seither haben wir uns nur ein paar Mal gesehen, denn ich bin immer noch selten in Neuenburg.

Erfahrungen aus der Sektion BILD-P

Katrin, tu as pris tes fonctions de cheffe de section de BILD-P le 1^er avril, alors que l’ensemble du personnel de l’OFS était en télétravail.
Das war tatsächlich eine spezielle Situation, ich sass im Homeoffice und teilte zu Beginn des Lockdown meinen neuen Arbeitsplatz mit Sohn Simon, der dem Fernunterricht folgte.

Lorsque tu as appris que tu avais été promue, comment as-tu imaginé ton entrée en fonction?
So ganz im Detail hatte ich mir das nicht ausgemalt, ich ging aber davon aus, dass mein Arbeitsalltag nicht ein ganz anderer sein würde.

Et finalement comment cela s’est-il passé?
Der spezielle Arbeitsalltag hat sich bei mir eingependelt, vieles funktioniert erstaunlich gut und für die Arbeit im Homeoffice muss ich nicht noch rasch eine passende Bluse bügeln. Da ich das BFS gut per Velo erreichen kann, bin ich regelmässig vor Ort anzutreffen.

Selon toi, est-ce que ces conditions particulières ont compliqué ou facilité ton entrée en fonction?
Die persönlichen Kontakte, die deutlich weniger sind, fehlen mir. Ein kurzer Austausch ist manchmal einfacher und effizienter als ein Mail oder Telefonanruf. Das neue online-Sitzungsformat hat sich aber für gewisse Arbeitsformen auch als vorteilhaft erwiesen, zudem gewinne ich mit dem Wegfall von Reisen Zeit. Aber allein Zeitgewinn ist ja nicht per se etwas Positives und Videokonferenzen ohne persönliche Kontakte sind weniger interessant.
Jetzt wo ich dieses Interview beantworte, sitze ich eigentlich in einem online OECD-Meeting, leider mit sehr schlechter Verbindung.

Comment «vis-tu» ton équipe?
Neben regelmässige Sitzungen gibt es auch spontane Besprechungen. Während die Austausche im Frühling praktisch nur online stattgefunden haben, hatten wir in den letzten Wochen vermehrt bilaterale Sitzungen vor Ort oder gemischte Teamsitzungen, d.h. vor Ort und online.

Vois-tu des avantages à cette situation ?
Für den Informationsaustausch hat sich das digitale Zusammenarbeiten bewährt und die verschiedenen technischen Möglichkeiten, wie den Bildschirm teilen, Chatfunktion werden rege eingesetzt.

Et des désavantages ?
Die informellen Austausche fehlen und die eingeschränkten persönlichen Kontakte sind definitiv ein Nachteil. Videokonferenzen erlebe ich oft als «Einwegkommunikation», angeregte Diskussionen können in diesem Format nicht wirklich gut geführt werden.

Quand la situation sera revenue à la normale, quel vœu souhaiterais-tu voir réalisé?
Ein vergnüglicher Ausflug mit der ganzen Sektion.

Fitore, peux-tu te présenter brièvement et nous dire dans quelle section tu travailles et quelles sont tes tâches?
Je suis Fitore Muharremi, responsable des statistiques sur les finances des hautes écoles spécialisées et hautes écoles pédagogiques au sein de la section BILD-P. Depuis juillet, je suis venue renforcer l’équipe de Vera Herrmann dans l’unité Personnel et finances des hautes écoles et des tâches transversales (PersFinTrans) en tant que collaboratrice scientifique. Mes tâches sont variées et nombreuses ; je cite ici les principales. Premièrement, j’assume la responsabilité du processus de production des statistiques financières annuelles. Ceci comprend la gestion de toutes les étapes de production passant de la récolte de données, de l’analyse jusqu’à la diffusion des résultats. Dans ce cadre, je dois également veiller à assurer la qualité des données. Cette tâche exige ma participation à divers groupes de travail et de coordination et une collaboration étroite avec différents organes politiques (SEFRI, CDIP, swissuniversities) et avec les hautes écoles. Finalement, je suis chargée de la conceptualisation, de la réalisation et de la diffusion de diverses publications.

Lors de ton premier jour de travail à l’OFS, quel est ton souvenir le plus marquant?
Débuter un nouveau travail reste toujours assez stressant et ceci quel que soit notre âge ou notre expérience professionnelle. Dans les faits, ces inquiétudes se sont très vite estompées. Malgré le contexte sanitaire contraignant, ma supérieure m’a réservé un accueil très chaleureux. Nous avons passé la journée ensemble. En effet, elle a su me mettre à l’aise en me familiarisant avec les lieux quasi désertés, en me présentant auprès des quelques collègues de la section présents ou encore en m’offrant des petites attentions comme des fleurs. Plus marquant encore était le fait que ma supérieure s’excusait de ne pas pouvoir m’accueillir «normalement». Elle aurait aimé me présenter à tous mes collègues de section, me présenter à une BILD Info où toute la section se retrouve ou simplement me préparer un apéro de bienvenue. Alors que moi je ne connaissais et ne connais pas encore ce que signifie la «normale» à l’OFS. Le reste de l’équipe je l’ai rencontré le lendemain et l’accueil n’était pas moins chaleureux.
De ce premier jour à l’OFS, je garde aussi en tête cette image d’un lieu très calme, paisible et propice au travail. Sans compter la majestueuse vue sur le lac de Neuchâtel avec un arrière-plan panoramique des alpes suisses qui motive à venir au bureau. À voir si un retour à la «normale» changera cette image quelque peu idyllique.

T’es-tu retrouvée seule – ou presque seule – dans l’OFS et si oui quelles ont été tes impressions?
Non, mes collègues ont toujours veillé à ce que je ne me retrouve pas seule à l’OFS.

Comment partages-tu ton temps entre le télétravail et ton bureau à l’OFS?
Dans notre équipe, nous essayons de venir quelques jours par semaine à l’OFS. Nous nous sommes mis d’accord et nous visons le 50-50. Après il y a des semaines où nous n’arrivons pas à partager le temps entre télétravail et l’OFS de manière égale et c’est lié à nos différentes tâches, activités et événements.

As-tu l’impression de faire partie d’une équipe? Si oui, comment les liens se sont-ils créés?
Oui, je fais entièrement partie de l’équipe PerFinTrans! Dès le début, mes collègues m’ont intégrée et présentée auprès d’autres équipes. Ils ont veillé à ce que je ne sois jamais seule à l’OFS. Les liens se sont créés très facilement malgré la virtualité de certains échanges. Je suis entourée d’une équipe très ouverte d’esprit, soudée et bienveillante. J’ai toujours plaisir à partager des discussions avec eux. J’avoue que les liens se sont créés plus rapidement avec ma supérieure et mon formateur. Ceci s’explique par les tâches et responsabilités qui nous sont confiées.

Comment s’est passée ton introduction dans tes nouvelles tâches ? A ton avis, est-ce que le transfert de connaissance a été compliqué par la situation? Si oui, dans quel sens?
L’introduction des nouvelles tâches s’est très bien passée. Mon formateur était et est toujours très présent, patient et à l’écoute. Il a beaucoup d’humour aussi. Avant mon arrivée, il avait mis en place des manuels de procédure des différentes tâches de production statistique qui m’ont énormément aidée. Je pense que le transfert de connaissance a été plus compliqué pour mon formateur non seulement par la situation mais aussi par rapport à la période de mon engagement (début juillet). Août-septembre est une période assez importante, car c’est à ce moment-là que nous devons produire et diffuser les statistiques sur les hautes écoles spécialisées et les hautes écoles pédagogiques. Avec la situation sanitaire, je n’ai pas pu directement participer à certaines formations internes comme par exemple les cours d’introduction pour le logiciel statistique SAS. Je ne connaissais pas ce logiciel et mon formateur a dû m’apprendre certaines bases utiles. Maintenant que j’ai eu droit à ces formations, je me rends compte à quel point j’ai acquis les bases très rapidement. Merci Mehmet! J’ajouterai, également que dans ce contexte la communication prend une part encore plus essentielle dans le transfert de connaissance qu’habituellement. Les premières semaines, je n’osais pas trop poser de questions par peur de gêner ou prendre trop de temps à mon formateur. Il est pourtant indispensable de poser plutôt trop de questions que pas assez. Généralement, nous nous retrouvons à l’OFS lorsqu’il y a des choses plus compliquées à faire, organiser ou discuter. Tout ne peut pas être montré et fait virtuellement, surtout les premières semaines. Le transfert de connaissance a été favorisé aussi par le fait que mon formateur avait ma position avant mon arrivée. Du coup, il est la meilleure personne pour m’introduire aux tâches, à ses facilités et ses difficultés.

Vois-tu des avantages à cette situation ? Et des désavantages?
Les avantages peuvent être plus nombreux qu’on le pense, mais ça dépend avant tout de la situation personnelle de chacune et chacun. Tout d’accord pour moi c’est une grande chance d’avoir pu trouver un emploi pendant le confinement. En effet, le CDD auprès de mon ancien employeur arrivait à terme au moment où le confinement a été annoncé. Avec les incertitudes engendrées par la situation sanitaire, j’avais un peu perdu espoir de trouver rapidement un nouvel emploi. J’ai été surprise en bien!
Le télétravail a le grand avantage de flexibiliser notre temps. Ce qui nous donne plus de liberté dans l’organisation du déroulement de nos journées et une meilleure conciliation entre la vie privée et professionnelle. De la sorte, nous pouvons plus facilement rompre avec les horaires de bureaux traditionnels si nous en avons le désir et le besoin. J’ajouterais que me retrouver seule à la maison m’a aussi poussée à me responsabiliser plus rapidement face aux diverses tâches et à communiquer davantage avec mes collègues lorsque que je ne savais pas comment procéder. Comme je n’habite pas à Neuchâtel, travailler depuis la maison m’a permis d’éviter quelques trajets par semaine. Ce qui n’est pas pour me déplaire. Au contraire, je gagne en qualité de vie et je libère davantage de temps pour d’autres activités.
Les désavantages concernent surtout les aspects sociaux. Les échanges virtuels ne remplaceront jamais les échanges qui peuvent se produire à l’OFS. Comme je n’ai rencontré que très peu de personnes jusqu’à présent, il est pour moi difficile de savoir à qui m’adresser pour telle ou telle demande, question ou collaboration. Ce qui me rend encore assez dépendante de mon équipe. Mais de toute façon à l’OFS, j’ai l’impression qu’il y a une interdépendance assez importante entre collègues. Très peu de tâches peuvent être réalisées de façon autonome, il s’agit toujours d’un travail d’équipe. Pour toutes ces raisons, je soutiendrais plutôt l’idée d’un télétravail partiel et modulable selon les envies, besoins, et aussi en fonction des tâches et responsabilités des collaboratrices et collaborateurs.

Quand la situation sera revenue à la normale, quel vœu souhaiterais-tu voir réalisé?
De découvrir ce qu’est la «normalité» à l’OFS justement. J’ai entendu dire que l’OFS était une véritable fourmilière, j’attends d’être surprise! Etant une personne très sociable, je me réjouis aussi de faire davantage de rencontres et d’entrer en discussion avec mes collègues de manière moins virtuelle.

Mehmet, au vu des circonstances, est-ce que ce transfert de connaissances a été très différent des précédents? Quelles ont été les différences les plus marquantes ?
Bei der Übergabe von Aufgaben(gebieten) habe ich bislang immer eine Anleitung vorbereitet, und ging dabei eher seriell vor: eine Aufgabe nach der anderen. Wenn ein Thema an einem Tag nicht vollständig fertig wurde, konnte man am nächsten Tag weitermachen.
In der aktuellen Situation erschien ein paralleles Vorgehen sinnvoller: Für die meisten Aufgaben war am Anfang Präsenz notwendig, oder zumindest äusserst hilfreich Bei den physischen Treffen war es wichtig, möglichst viele Grundlagen zu schaffen. So konnten die nächsten Schritte online weitergeführt werden.

Le transfert de connaissances s’est-il effectué essentiellement en présentiel ou à distance? Quels moyens/outils ont été utilisés?
Ursprünglich waren in Absprache mit der Bereichsleiterin von PersFinTrans Vera Herrmann zwei Präsenztage pro Woche für den Wissenstransfer angedacht, aber die Zusammenarbeit mit Fitore lief so gut, dass sehr früh nur ein Präsenztag meinerseits ausgereicht hat. Sehr hilfreich war hier auch, dass der Transfer von allgemeinerem Wissen durch die Bereichsleiterin übernommen wurde. Der überwiegende Teil des Wissenstransfers erfolgte per Skype, und seltener per MS Teams.
Mittendrin musste ich wegen einer Operation meines Vaters für eine Woche ins Ausland. Auch in dieser Zeit hat fast alles gut funktioniert; technische Schwierigkeiten bei der Verbindung mit dem Bundesnetz hat das BIT sehr schnell und zufriedenstellend gelöst.

Selon toi est-ce que le transfert de connaissances a été compliqué par la situation et, si oui, comment?
Der Transfer an sich wurde nicht zu kompliziert, aber zeitlich musste er besser vorbereitet werden. Natürlich macht man sich Gedanken, ob die Verbindung für das Onlinetreffen hält, ob man zu langsam/zu schnell vorgeht, oder ob ein Kommentar auch so ankommt wie gewünscht; insbesondere wenn man einen Witz macht. Die bessere Vorbereitung hat sich letztendlich aber sogar in vielen Aspekten als Vorteil herausgestellt, da man viel genauer überlegt, welche Schritte wann Sinn ergeben, und wie viel Inhalt auf einmal vermittelt werden sollte.
Hinzu kam, dass der Wissenstransfer mitten in der Erhebung stattfand. Dies hatte den Vorteil, dass Gelerntes möglichst unmittelbar eingesetzt werden konnte. Damit war aber auch wichtig, dass die Inhalte gut und klar kommuniziert wurden, und eine möglichst durchgehende Erreichbarkeit gegeben war. Parallel dazu hat sich das Portal für die Datenerhebung in dem Zeitraum geändert, so dass nur das neue Portal in den Wissenstransfer einbezogen wurde. Damit war das Portal sowohl für Fitore als auch für mich neu, und es war interessant, wie wir beide mit unterschiedlichen Blickwinkeln die Aufgabe zusammen lösen konnten. 
Eine gute Kommunikation mit den externen Partnern war auch wichtig, um einen guten Übergang mitten in der Erhebung zu gewährleisten.
Der online-Wissenstransfer hat einen weiteren Vorteil, obwohl die Rückfragemöglichkeiten andere sind als jene vor Ort, wo man sich doch mal über den Weg läuft oder wegen etwas anderem nachfragt. Wenn man nämlich klare Zeiträume und Ziele definiert hat, ist die Aufmerksamkeit und Konzentration in den Treffen vor dem Rechner sehr hoch!
Selbstverständlich hat der soziale Umgang aber gefehlt, daher haben wir bei gemeinsamen Präsenzzeiten auch eher mal eine Kaffeepause mehr gemacht, und detailliertere Inhalte lieber später virtuell besprochen.

Pourrais-tu donner des conseils à des collègues qui vont se trouver dans la même situation?

• Viel kommunizieren, um ein gutes Fundament für die Zusammenarbeit zu schaffen.
• Lieber einmal zu viel fragen/wiederholen als zu wenig, und Verständnis für die Situation des neuen Mitarbeitenden aufbringen: Es ist nicht einfach, unter solchen Umständen an einem neuen Arbeitsplatz zu beginnen.
• Besonders in der Anfangszeit, wenn Fragen auftauchten, fast durchgehend erreichbar sein und den neuen Mitarbeitenden zur ersten Priorität machen, auch wenn es eigene dringende Aufgaben gibt.
• Beide haben ihre Fragen, Antworten und Themen gesammelt und als Paket besprochen.
• In der Muttersprache des/ der neuen Mitarbeitenden sprechen, das lässt ihn/ sie hoffentlich stärker willkommen fühlen.
• Im Hinterkopf hatte ich noch: Wenn ich ausfalle, dann sollte eine möglichst selbsterklärende Beschreibung der Aufgaben vorhanden sein, so dass man ohne mich loslegen kann; eventuell langsamer, aber machbar.
• Detaillierter vorbereiten ist mittelfristig sehr vorteilhaft. Bei einem breiten Aufgabenbereich wie demvon Fitore, hat sich bewährt einen möglichst alle Aufgabenbereiche umfassenden Wissenstransfer anzustreben, damit hat der/die neue Mitarbeitende frühzeitig die Möglichkeit, an Aufgaben mit ganz unterschiedlichen Ansprüchen zu arbeiten und zwischen diesen zu wählen.