Mit dem Eisbrecher zum KOSMOS – Tricks für gelungene Online-Sitzungen

Unsere Arbeitsweise am BFS hat sich, «Dank» der Besonderheiten eines neuen Virus, seit März 2020 grundlegend verändert: Skype, MS-Teams, Webex und Zoom haben den Weg in unseren Arbeitsalltag gefunden. Hybrid- und Online-Sitzungen werden wohl selbst nach der Pandemie nicht mehr ganz wegzudenken sein. Online-Sitzungstools entwickeln sich rapide weiter und bieten immer ausgefeiltere Funktionalitäten an.

Hybrid- und Online-Sitzungen: Interesse wecken

Virtuelle Sitzungen müssen anders gestaltet werden als physische, um das Interesse der Teilnehmenden von Beginn an zu wecken, ihre Aufmerksamkeit aufrecht zu erhalten und die Effizienz dieser Sitzungsart zu steigern. Zudem sollte man auch Spass und Freude an den Treffen haben, um motiviert und zufrieden dabei zu bleiben.

Nach einem Impulsvorschlag des Direktors Georges-Simon Ulrich, lud Sylvie Métille Flückiger im November 2020 zur Bildung einer neuen Arbeitsgruppe ein. Diese sollte Informationen zu Hybrid- und Online-Sitzungen zusammenstellen. Aus den Abteilungen BB, GS, STAB, WI und R fanden sich elf Freiwillige, die in den letzten Monaten ihre Erfahrungen untereinander geteilt, ihr Wissen erweitert und strukturiert haben. Das Kollektiv «Online Sitzung MentOring BFS Support», kurz KOSMOS war geboren.

Gleich beim ersten Treffen wurde die Gruppe ins kalte Wasser geworfen und mit einem «Eisbrecher» konfrontiert. Die erste Aufgabe – vorbereitet von Sylvie, die dankenswerterweise die erste Sitzung organisiert hatte – war nämlich die Frage: «Welches Musikinstrument wärst Du gerne und warum?». Schon bald hatte sich ein kleines Orchester zusammengefunden; der Teamgeist war geboren. Denn «Eisbrecher» dienen dazu, dass sich die Teilnehmer untereinander kennenlernen, indem sie ihre Komfortzone etwas verlassen und einen Aspekt von sich preisgeben, der nichts mit dem Inhalt des Arbeitstreffens zu tun hat. Allerdings benötigen Eisbrecher-Fragen auch Fingerspitzengefühl. Genau diese Kompetenz und andere möchte KOSMOS im BFS vermitteln und fördern.

Vorwärts!

Nachdem nun jeder und jede seinen Platz im Orchester hatte, konnte KOSMOS loslegen. In den letzten Monaten wurden folgende Fragen bearbeitet:

• Wie gestalte ich eine längere virtuelle Sitzung abwechslungsreich?
• Wie kann ich in Skype eine Umfrage durchführen?
• Kann ich während der Sitzung mit MS Teams Untergruppen bilden?
• An wen wendet man sich, wenn es Fragen zur Organisation einer Veranstaltung gibt?

Aus den Erkenntnissen hat KOSMOS dann ein Angebot für das BFS zusammengestellt:

• Workshops/Webinare zur erfolgreichen Organisation von virtuellen Sitzungen
• Eine Confluence-Webseite (ähnliches Prinzip wie «Wikipedia») mit Tipps und Hinweisen zur Gestaltung des Ablaufs von virtuellen Sitzungen und zur Nutzung von Skype, MS Teams und anderen Online-Tools, die auch zum Austausch mit den Nutzerinnen und Nutzern dienen kann
• Ansprechpersonen für dringende kleinere oder grössere organisatorische Anfragen, die nicht durch die Webseite oder die Workshops abgedeckt werden

Sie erreichen KOSMOS und sein Angebot über die Confluence-Webseite, die Mailadresse kosmos@bfs.admin.ch oder die LMS-Weiterbildungsplattform.

Und als ersten kleinen Beitrag für erfolgreiche virtuelle Treffen liefert KOSMOS gleich eine Liste von Eisbrechern:

• Wenn Du ein Gericht wärst, welches wäre das?
• Was ist das schlechteste Buch, das Du zu Ende gelesen hast?
• Beschreibe deinen heutigen Gefühlszustand mit einer Pflanze.
• Was würdest Du mit einer Million Franken machen?
• Was war bisher das Highlight deiner Woche?

Das KOSMOS freut sich auf den Austausch mit Ihnen über die Confluence-Webseite oder per Mail und wünscht viel Spass beim nächsten virtuellen Treffen.

Ihr KOSMOS