Wie auch in so vielen anderen Geschäftsbereichen, hat das Coronavirus die Arbeit in unserem Projekt in einer ungeahnten Art und Weise verändert. Nichtsdestotrotz konnten wir nach einer kurzen Umstellungsphase unsere Ziele wie geplant vorantreiben: Ein Prototyp wurde entwickelt und für ausgewählte Fachanwenderinnen und Fachanwender freigegeben, unzählige Detailkonzepte und Analysedokumente wurden abgefasst und sogar ein ganztägiges Planungsevent mit 60 (!) Teilnehmerinnen und Teilnehmer wurde virtuell abgehalten.
Arbeitsalltag im SIS-Relaunch in Zeiten von Corona
Das Planungsevent nennt sich «Program Increment Planning» (kurz: «PI Planning») und entstammt einer Methodologie namens «Scaled Agile Framework» (kurz: «SAFe», siehe hierzu auch https://scaledagileframework.com). Wir verwenden es zur agilen Abwicklung des Projektes. Dabei plant das gesamte Team – in unserem Fall etwa 60 Personen – gemeinsam die Arbeit der nächsten zehn Wochen. Etwas verschärfend war für uns, neben dem Umstand, dass das Treffen nicht wie geplant physisch erfolgen konnte, die Tatsache, dass es sich um unser allererstes «PI Planning» als Team gehandelt hat.
«Könnt ihr mich hören?», «Seht ihr meine Maus?», «Tut mir leid, die letzte Besprechung hat länger gedauert.», all dies haben wir auch in unserem Projekt oft gehört und noch öfter selbst von uns gegeben. Was jedoch zählt, ist das Gesamtergebnis. Und hier können wir recht zufrieden zurückblicken: Weder musste der SIS-Relaunch gestoppt, noch nennenswert verzögert werden. Wir haben unsere Arbeit schlicht auf eine andere – nämlich rein digitale – Art und Weise fortgesetzt.
Da der SIS-Relaunch einige signifikante Änderungen vorsieht, haben wir bereits früh im Projekt die Idee gehabt, einen Prototyp zu entwickeln und ihn einer Gruppe von Fachanwenderinnen und Fachanwendern vorzustellen. Dank ihrem Feedback konnten wir wichtigen Input für die neuen Konzepte der definierten Variablen («Wie die Variable ‘Gemeinde’ aussieht, wird zentral festgehalten.») und verwendeten Variablen («Die Variable ‘Wohnort’ ist eine ‘Verwendung’ von ‘Gemeinde’ und referenziert diese.») gewinnen. Auch ganz konkrete Anwendungsfragen konnten so beantwortet werden: «Ist die thematische Organisation des Mehrjahresplans überhaupt eine sinnvolle Strukturierung unserer Elemente und macht ein derartiger Baum zur Navigation in der Oberfläche Sinn?» (Antwort: Ja), oder «Wie weitreichend muss die Historisierung sein?» (Antwort: Relativ weitreichend, denn nur ein wenig Basisfunktionalität ist aus Anwendersicht nicht ausreichend).
als «definierte Variable» im Prototyp
Es hat sich überdies gezeigt, dass die Erstellung eines Prototyps auch das Projektverständnis der Teammitglieder sehr stark fördert. Obwohl gut geschriebene Konzepte, Abbildungen und Architekturskizzen einen wichtigen Beitrag für die gemeinsame Vision leisten, kann vielfach ein einfacher Blick auf den Prototyp und die Diskussion einer dort vielleicht bereits angedeuteten Funktionalität, viele Fragen und Unklarheiten schneller sowie effizienter klären.
Da die Etablierung eines Prototyps auch eine Zeitfrage war (je früher dieser zugänglich ist, desto nützlicher ist er) hat sich das Team entschieden, diesen auf einem bestehenden Framework aufzusetzen. Das schränkte zwar die inhaltliche wie auch graphische Flexibilität des Endprodukts etwas ein, führte jedoch recht flott zu einem vorzeigbaren Ergebnis. Daher können wir den Ansatz der schnellen Inbetriebnahme eines Prototyps zur Evaluation der ersten Ideen und Konzepte, durchaus auch anderen Projektteams empfehlen.
Durch die bereits im Prototyp realisierte Vorgehensweise, den Datensatz einer Statistik auf der Basis von zentral definierten Variablen aufzubauen, können sich unsere Fachanwenderinnen und Fachanwender auch schon relativ gut die Rolle des «SIS Data Stewards» vorstellen: Beim Verwenden des Prototyps wird nämlich schnell klar, dass definierte Variablen so etwas wie zentrale, fachstatistische Bausteine sind, womit deren Pflege eine recht grosse Bedeutung zukommt. «SIS Data Stewards» können damit auch als eine Art «Hüterinnen und Hüter von definierten Variablen» beschrieben werden: Sie prüfen die einlangenden Vorschläge an neuen definierten Variablen, geben diese frei (nicht freigegebene, definierte Variablen können nicht verwendet werden) oder organisieren und moderieren klärende Besprechungen zwischen den unterschiedlichen Fachabteilungen, um eine möglichst saubere Abgrenzung des betrachteten Konzepts (z. B. «Einkommen») zu erwirken.
Wo stehen wir im Projekt abseits des Prototyps? Eine erste Version des künftigen SIS-Portals ist bereits aufgesetzt und wird mit viel Energie vorangetrieben. Wir haben auch gewichtige Teile unserer fachstatistischen Konzepte mit einem neuen Metadatenmodell abgebildet («Welche Eigenschaften haben Tabellen aus den konsolidierten Daten? Und jene, aus der Inputdatenbank?»). Die künftige technische Zielarchitektur wird gerade konzipiert und in Frage kommende Produkte evaluiert («Welcher Server? Welche Datenbank? Welche Datenverarbeitungstools?»). Wir halten auch laufend Ausschau nach ähnlichen Projekten in anderen Bundesämtern und sprechen uns mit den jeweiligen Teams ab, um herauszufinden wie diese Organisationen ähnliche Herausforderungen angehen. Und nicht zuletzt beschäftigen wir uns auch mit der Frage, wie wir hochmoderne Technologien aus dem Bereich der Data Science im BFS möglichst einfach und zentral zur Verfügung stellen können: Machine Learning, Server mit GPUs (= die für bestimmte Berechnungen aus diesem Anwendungsbereich besonders geeigneten Grafikkarten), innovative R-Communities und vieles mehr. Bereits heute wird im BFS mit diesen neuen Technologien gearbeitet z. B. im Projekt «Arealstatistik Deep Learning», kurz: «ADELE»). Allerdings müssen technische Grundlagen zuweilen ad hoc erkundet und geschaffen, oder Spezialaufgaben an externe Drittanbieter ausgelagert werden (z. B. GPU – Berechnungen im Falle von ADELE).
Formal und in der Terminologie von «SAFe» ausgedrückt planen wir dieses Jahr noch zumindest zwei weitere «Program Increments», um zügig auf unser mittelfristiges Ziel – ein vollständiges «Minimum Viable Product (MVP)» – hinzuarbeiten. Das ist jene Version des neuen SIS-Systems mit dem kleinstmöglichen Funktionsumfang, welche bereits sinnvoll eingesetzt werden kann.
Heute können wir mit Gewissheit sagen: Corona hin, zweite Welle her – der SIS-Relaunch wird wie geplant weiter voranschreiten; ob wir uns zu sechzigst im obersten Stock mit Blick auf den Neuenburger See treffen oder virtuell in einer grossen Skype-Konferenz.