Mehr Flexibilität dank Acta Nova
Mit der Einführung von Acta Nova als neues GEVER-System steht den Mitarbeitenden mit Bundeshandy oder -tablet ein Mobile Client mit eingeschränkter Funktionalität zur Verfügung. Damit können Nutzerinnen und Nutzer auch mit ihren Mobile Devices Aktivitäten ausführen und haben Zugriff auf geschäftsrelevante Daten.
Die Geschäftsverwaltung (GEVER) in der Bundesverwaltung erhält mit Acta Nova eine mobile Dimension. Beim Mobile Client von Acta Nova handelt es sich um eine abgespeckte Version der Software. Er wurde mit der Absicht entwickelt, bestimmte Aktivitäten von überall aus erledigen zu können, damit Arbeiten nicht unnötig verzögert werden. Prozesse sollen innerhalb des Amtes, des Departements – und später sogar departementsübergreifend – abgewickelt werden können, ohne die Datei exportieren und wieder importieren zu müssen. In der digitalen Zusammenarbeit spricht man von «medienbruchfreier Zusammenarbeit».
Weiter erlaubt der Mobile Client jederzeit den Zugriff auf geschäftsrelevante Informationen.
Dokumente öffnen sich anschliessend als PDF und können konsultiert werden.
Damit der Mobile Client zeitgleich bei der Einführung von Acta Nova genutzt werden kann, wird das GEVER-Team die Mitarbeitenden beim Einrichten unterstützen.
Projekt GENOVA: Migration Fabasoft auf Acta Nova
Am Tag eins mit Acta Nova (6. Juli 2020) müssen alle Mitarbeitenden auf «ihre» Daten aus den existierenden Dossiers und Dokumenten aus Fabasoft zugreifen können. Damit das ohne Datenverlust gelingt, ist ein komplexes Migrations-Vorgehen nötig.
Dieses umfasst nicht nur die Umstellung von der Fabasoft- auf die neue Acta Nova-Umgebung, sondern auch die Migration von Daten. Das Migrationsteam stellt den reibungslosen Ablauf dieser Datenmigrationen sicher. Dabei arbeiten Mitarbeitende des ISCeco, des GS-EDI und aller EDI-Ämter zusammen.
Die zu migrierenden Daten liegen im Datenmodell Fabasoft vor und müssen transformiert werden, damit sie zum Datenmodell Acta Nova passen. Diese Verschiebung erfolgt in zwei Schritten. Mit einer speziell geschriebenen Migrations-Software werden die Daten aus Fabasoft in ein standardisiertes Zwischenformat übertragen. Im zweiten Schritt werden die Daten aus dem Zwischenformat in Acta Nova importiert. Ein umfassendes Verfahren mit drei Testmigrationen und einer Haupt- und Generalprobe stellt sicher, dass die Daten zum Go-Live quantitativ und qualitativ vollständig im Zielsystem verfügbar sind.
Daten ohne Ende, aber kein Ende ohne Daten!
Vor über zwei Jahren, am 30. April 2018, konnte im Pilotamt ARE mit diesem Vorgehen eine fehlerfreie Datenmigration sichergestellt werden. Im ARE wurden ca. drei Millionen Objekte und drei Terabyte Dateien migriert.
Beim EDI werden für das ganze Departement über zehn Terabyte Daten migriert, teils auch aus anderen Systemen als Fabasoft. Das BFS steuert dazu 0,2 Terabyte Daten bei. Diese liegen in Form von 360 000 Dokumenten in 96 000 Dossiers. Seit Fabasoft in Betrieb ist, wurden über 18 000 Aufträge ausgelöst.
Die folgende Grafik zeigt, dass nur noch das EDA und das EDI sowie beim VBS die Verwaltungseinheiten Generalsekretariat und Verteidigung migrieren müssen. Danach ist die gesamte Bundesverwaltung an Bord der GENOVA (Stand Grafik 8.4.2020) und arbeitet mit Acta Nova.
