Wenn das BFS Waren oder Dienstleistungen kauft, sind zahlreiche Vorgaben zu beachten. Vereinfacht gesagt gilt: bis 50 000 Franken kann es freihändig einkaufen, zwischen 50 000 und 230 000 Franken ist ein Einladungsverfahren und darüber ein offenes Verfahren durchzuführen.
Freihändig? Das BFS kann direkt zu einem Bauern gehen und mit ihm vereinbaren, dass er jeden Montag und Mittwoch frische Äpfel in den Eingangsbereich stellt (VöB – Art. 36 Abs. 2 Bst. c). Einladungsverfahren? Bei einer grösseren Apfelbestellung, für beispielsweise 225 000 Franken, muss das BFS mindestens drei Bauern anfragen und das wirtschaftlich beste Angebot annehmen (vgl. Ziff. 6 der Weisung über das Beschaffungswesen im Eidgenössischen Departement des Innern EDI vom 22.12.2016) Bei einer noch grösseren Bestellung muss das BFS den geplanten Obstkauf zuerst öffentlich publizieren und ein offenes Verfahren durchführen, damit alle interessierten Apfelproduzenten eine Offerte abgeben können (BöB Art. 6 Abs. 1 und Art. 14). Das wirtschaftlich beste Angebot gewinnt.
National- und Ständerat haben das öffentliche Beschaffungswesen (BöB/VöB) revidiert. Die revidierten Erlasse treten auf den 1. Januar 2021 in Kraft, lösen aber keine Revolution aus. Die wichtigsten Neuerungen sind im Wesentlichen:
- Stärkung der Nachhaltigkeit und Qualität (anstelle des Preiswettbewerbs)
- Ausbau des Rechtsschutzes (systematische Beschwerdemöglichkeit)
- neue Varianten der freihändigen Vergabe
- erhöhte Sprachanforderungen (u.a. Publikation in zwei Amtssprachen)
- Fristenregelung (Keine Gerichtsferien, neue Optionen zur Verkürzung von Fristen um je 5 Tage)
- neue Gründe für Verfahrensabbrüche (z.B. unzulässige Wettbewerbsabreden)
- Stärkung der Korruptionsprävention
Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie im Verhaltenskodex Bundesverwaltung.
Die Stärkung der Korruptionsprävention ist auch dem BFS ein Anliegen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit Beschaffungen zu tun oder Berührungspunkte mit ihnen haben, wurden in den letzten Wochen angeschrieben und gebeten, eine beschaffungsrechtliche Unbefangenheitserklärung auszufüllen. Die Rücklaufquote liegt bei erfreulichen 95%. Wir freuen uns über weitere Rücksendungen.
Ebenfalls überarbeitet wurden – wir bitten Sie daher, keine alten Vorlagen zu verwenden – die Dokumentenvorlagen zu den Beschaffungen in GEVER, wie z.B. die «Bedarfsanalyse».
Die Bedarfsanalyse enthält wichtige Angaben zu Beginn einer Beschaffung: das Ausfüllen dieses Formulars stellt formell den Kick-Off dar und ermöglicht die Wahl des richtigen Vergabeverfahrens. In der (eigentlichen) Bedarfsanalyse wird der Bedarf ermittelt. Ein Beispiel: Die Post wird im BFS von Hand sortiert und über den Eingang/Ausgang wird handschriftlich Buch geführt. Neu soll dieser Prozess automatisiert und digitalisiert werden. Hierzu braucht es u.a. ein Scannsystem und einen Ablageroboter. In der Marktanalyse wird analysiert, welche Anbieterinnen und Anbieter in Frage kommen. Ein Beispiel: Für den Ausflug des EDI ist ein Transport um 18 Uhr 45 von Lüscherz nach Neuchâtel per Schiff erforderlich. Die zu befördernde Personenzahl beträgt 525. Aufgrund dieser grossen Personenzahl kommt nur die Bielersee-Schifffahrts-Gesellschaft oder die Société de navigation sur les lacs de Neuchâtel et Morat S.A. in Frage etc.
Eine Neuerung bei der Revision von BöB und VöB haben wir ausgelassen: ab dem 1. Januar 2021 sind elektronische Vergaben (papierloses Arbeiten, elektronische Auktionen etc.) möglich. Damit haben wir den Zahn der Zeit getroffen, denn Beschaffungsdossiers werden im BFS seit kurzem elektronisch – mit Hilfe eines GEVER-Auftrags – unterschrieben. Mit ActaNova werden wir noch digitaler: Wir planen in Zukunft gewisse Metadaten «once-only» zu erfassen, in verschiedenen Dokumenten zu verwenden und automatisch in das SAP zu übernehmen.
Sobald es die Corona-Regelungen zulassen, werden wir eine Weiterbildung im BFS anbieten. Bis dahin wird auch das neue Handbuch für Beschaffungen im BFS fertig redigiert sein: es enthält auf fast 60 Seiten nützliche Tipps, Hinweise und Grafiken.