«Gestalten wir den Wandel aktiv mit!»

Am 6. Juli 2020 wird im Eidgenössischen Departement des Innern (EDI) die neue Geschäftsverwaltungssoftware Acta Nova eingeführt. Die Umstellung auf die Nachfolgelösung von Fabasoft ist Teil einer grösseren Strategie zur digitalen Transformation in der gesamten Bundesverwaltung. Beim EDI wird diese mit dem Programm DTI auf die Departementsebene runtergebrochen. DTI steht für Digitale Transformation und Innovation. Infos hat mit der Co-Programmleiterin und stellvertretenden EDI-Generalsekretärin Katharina Füglister darüber gesprochen, wie das Ganze ablaufen wird und welches die dahinterliegenden Beweggründe sind.

Gespräch mit Katharina Füglister (GS-EDI) geführt von Klaus von Muralt (MEDIA)

Sehr geehrte Frau Füglister, können Sie uns kurz erklären, was es mit dem Programm DTI genau auf sich hat?
Katharina Füglister: Sicher, gerne. Lassen Sie mich kurz ausholen: Mit der Digitalisierung ändern sich die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger an die Verwaltung und für die Mitarbeitenden ändert sich die Arbeitsweise. In den Ämtern aber auch auf Bundesebene sind deshalb verschiedene Projekte und Vorhaben im Bereich der digitalen Transformation in Gang. Um diese Aktivitäten zu bündeln, einen Überblick zu schaffen, Synergien zu schaffen und im EDI die Digitale Transformation aktiv mitzugestalten, hat uns Bundesrat Alain Berset damit beauftragt, im EDI das Programm DTI ins Leben zu rufen.

Welche Rolle spielt die Einführung von Acta Nova im Programm DTI?
K.F.: In der ganzen Bundesverwaltung wird ein neuer Standarddienst für die Geschäftsverwaltung eingeführt. Das bisher benutze Fabasoft wird mit der Software Acta Nova ersetzt. Diese erlaubt es, noch vermehrt workflowbasiert zu arbeiten. Bereits in den Vorbereitungsarbeiten zur Einführung von Acta Nova haben wir begonnen, bestehende Prozesse zu überprüfen und neu zu konfigurieren. Diese Arbeit soll weitergeführt werden. So werden wir uns bei jedem neu in Acta Nova erfassten Prozess fragen müssen: Stimmt dieser Prozess? Haben wir noch Automatisierungspotential? Insofern ist GENOVA, das bundesweite Programm zur Einführung von Acta Nova, ein wichtiges, treibendes Element von DTI.

Welche Features finden Sie besonders wichtig an Acta Nova?
K.F.: Acta Nova bietet neue Möglichkeiten in der Zusammenarbeit. Durch den Einsatz einer einheitlichen Software, das workflowbasierte Arbeiten, den Zugriff auf Arbeitsdokumente und die Einbindung der elektronischen Signatur wird die Zusammenarbeit innerhalb des Departements aber auch überdepartemental vereinfacht. Ein weiteres wichtiges Element ist die Möglichkeit zum Einbinden von Fachapplikationen und die Anbindung an bestehende Plattformen wie etwa das Portal easyGov. Dies wird es erlauben, gewisse Daten nur einmal zu erfassen. Persönlich verspreche ich mir sehr viel von der medienbruchfreien Abwicklung von Geschäftsprozessen. Und letztlich können wir mit der Acta Nova-Software auch Kosten sparen, weil GEVER als Standarddienst für die ganze Bundesverwaltung betrieben wird.

Welche besonderen Herausforderungen sehen Sie auf das BFS zukommen?
K.F.: Die Statistikproduktion erfolgt zwar nicht in Acta Nova, alle geschäftsrelevanten Daten müssen aber in Acta Nova dokumentiert werden. So müssen z.B. Verträge in Acta Nova abgewickelt werden, was aber auch bei Fabasoft bereits der Fall war. Für das BFS ist daher die Abgrenzung zwischen den Fachapplikationen und Acta Nova bezüglich der Bearbeitung von geschäftsrelevanten Daten eine besondere Herausforderung. Unabdingbar sind hier klare Regeln und eine gute Schulung der Mitarbeitenden. Im BFS wird es eine grosse Anzahl an Schulungen geben und ich empfehle allen Mitarbeitenden, dieses Angebot in Anspruch zu nehmen. Die Einführung von einem Bundesstandard ist aber nie einfach und wird sicher nicht von heute auf morgen geschehen.

Was meinen Sie genau mit Bundesstandard?
K.F.: Bundesstandard bedeutet, dass sämtliche sieben Departemente mit allen ihren Bundesämtern auf Acta Nova umstellen. Das EDI ist in der Tat eines der letzten Departemente, die Acta Nova einführen. Die Departemente UVEK, EFD, EJPD, und in Teilen das VBS haben den Schritt wie auch die Bundeskanzlei bereits vollzogen, das WBF, EDI und EDA folgen noch. Wenn alle Departemente die Software eingeführt haben, wird die Abwicklung von Bundesratsgeschäften über Acta Nova erfolgen.

Sehr geehrte Frau Füglister, besten Dank für das Gespräch. Möchten Sie noch einen letzten Satz loswerden, etwas, das Ihnen besonders wichtig ist?
K.F.: Die digitale Transformation wird grosse Veränderungen für die gesamte Arbeitswelt und auch die Arbeitskultur in jeder Organisation mit sich bringen. Gestalten wir diesen Wandel alle zusammen aktiv mit, so dass er zu unserem Vorteil sein wird!