Wie sieht BFS-Geschäftsleitungsmitglied Nassima Mehira der Einführung von GENOVA entgegen? Um sich passend auf das Bevorstehende einzustimmen, hat sie am Donnerstag, 30. Januar an einem sogenannten GENOVA-Hackathon teilgenommen.
Gespräch mit Nassima Mehira (R) geführt von Brigitta Gutmann (QP – Team GEVER)
Sehr geehrte Frau Mehira, was muss man sich unter einem GENOVA-Hackathon genau vorstellen?
Nassima Mehira: Nun, der GENOVA-Hackathon war eine Veranstaltung, welche die Programmleitung GENOVA des Bundes organisiert hat und zu der Vertreterinnen und Vertreter aller Verwaltungseinheiten des Bundes eingeladen waren. Bei dem Event ging es darum, an drei Beispielen zu zeigen, wie Verwaltungstätigkeiten mittels Acta Nova medienbruchfrei digitalisiert und in Workflows übersetzt werden können.
Zum Start haben drei Verwaltungseinheiten, das EDA, die Bundeskanzlei (BK) und das GS-EJPD, jeweils eine Aufgabe vorgestellt, die sie gerne mit Acta Nova digitalisieren würden. Anschliessend hatten die Acta Nova-Konfigurationsspezialisten zwei Stunden Zeit, um die einzelnen Schritte der Aufgabe in Acta Nova abzubilden und die Workflows einzurichten. Während dieser Zeit konnten die Teilnehmenden aus der ganzen Bundesverwaltung zum einen den Konfigurationsspezialisten über die Schulter schauen, um zu erleben, wie sie genau arbeiten. Zum anderen gab es Präsentationen dazu, wie die Themen Prozessmanagement und GEVER in den drei Ämtern organisatorisch verankert sind und wie sie zusammenarbeiten.
Welches der drei Beispiele hat Sie am meisten beeindruckt?
N.M.: Das interessanteste Beispiel fand ich die «Bundesratseinladungen» der BK. Bei dieser Aufgabe geht es darum, dass der Gesamtbundesrat häufig Einladungen zu Veranstaltungen erhält, wie beispielsweise zur OLMA, zum Autosalon, zum schweizerischen Turnfest, etc. Und anschliessend muss die BK in Zusammenarbeit mit allen Generalsekretariaten (GS) eine Übersicht dazu erstellen, welcher Bundesrat an welchem Anlass teilnimmt und die entsprechenden Bundesräte anmelden. Oder aber sie muss, wenn niemand geht, den Veranstaltern eine Absage senden.
Bisher wurde diese Aufgabe so gelöst, dass die BK eine Excel-Datei führt, auf welcher alle Veranstaltungen aufgelistet sind. Diese schickt sie dann per E-Mail in die GS, die diese ausfüllen und/oder abändern und sie dann zurückschicken. Dann macht die BK aus den sieben Excel-Dateien via Copy-and-paste-Verfahren wieder eine Excel-Datei und verschickt darauf basierend die An- oder Abmeldungen.
In den zur Verfügung stehenden zwei Stunden konnten nun die Konfigurationsspezialisten in Acta Nova einen Workflow aufsetzen, bei welchem zuerst jede Einladung in Acta Nova registriert und dabei auch gleich mit Metadaten hinterlegt wird (Veranstalter, Veranstaltungsort, Datum, Uhrzeit). Anschliessend wird ein Geschäftsvorfall eröffnet, so dass die Einladung samt Metadaten parallel an sämtliche GS verschickt werden. Diese können dann direkt im Acta Nova mittels eines Klicks «ihren» Bundesrat für die Veranstaltung an- oder abmelden.
Sobald alle mit diesem Klick den Geschäftsvorfall erledigt haben, kann die BK dann, auch direkt aus dem Subdossier heraus und mit den bestehenden Metadaten sowie unter zu Hilfenahme der integrierten Vorlage, die Zusage- oder Absagebriefe generieren. Zudem kann sie jederzeit eine aktuelle Liste über alle Veranstaltungen inklusive der Zu- und Absagen der einzelnen Bundesräte generieren. Besonders beeindruckt hat mich dabei die Funktion der Erstellung der Zu- oder Absagen, die aufgrund der Metadaten automatisch aus dem System heraus generiert werden können.
Was nehmen Sie daraus mit fürs BFS?
N.M.: Gerade im Bereich der Supportprozesse und der administrativen Aufgaben denke ich, dass im BFS noch Optimierungspotential im Hinblick auf eine medienbruchfreie Digitalisierung besteht. Am gezeigten Beispiel der BK habe ich gesehen, dass mit Acta Nova eine Effizienzsteigerung möglich ist, die tatsächlich eine Arbeitserleichterung für uns alle mit sich bringen kann.
Welche Herausforderung in Zusammenhang mit der Einführung von Acta Nova hat der Hackathon aufgezeigt?
N.M.: Eine Herausforderung ist die Überwindung der Systemgrenzen. Wenn wir medienbruchfrei arbeiten wollen, dann müssen die zentralen Systeme der Bundesverwaltung – wie Acta Nova und SAP – auch Schnittstellen aufweisen. Zur Illustrierung sei hier das Beispiel aus dem EDA erwähnt, bei dem es darum ging, dass die EDA-Mitarbeitenden den Personalausweis mittels eines Acta Nova-Workflows bestellen können.
Die aufgezeigte Lösung stellt eine Verbesserung zur Ist-Situation dar, in welcher noch mit Papierformularen gearbeitet wird. Aber die gezeigte Konfiguration erfordert noch immer, dass der Mitarbeitende seinen Namen, seine Telefonnummer und seine Büronummer selbst erfasst. Da diese Daten eigentlich im Admin-Verzeichnis der Bundesverwaltung vorhanden sind, müssten sie (Stichwort «Once only») eigentlich nicht nochmals erfasst werden. Dazu bräuchte es aber Schnittstellen. Und genau für solche Themen ist das Programm Digitale Transformation und Innovation (DTI) des EDI so wichtig: Es vereint unter seinem Dach alle aktuell laufenden zentralen Digitalisierungsvorhaben und kann so auch dafür sorgen, dass Synergien gefunden werden.
Welches Fazit ziehen Sie also aus dem GENOVA-Hackathon?
N.M.: Die Einführung von Acta Nova ist für das BFS eine Chance, die wir nutzen sollten, um unsere Arbeiten – wo möglich – effizienter zu machen. Dabei finde ich zwei Dinge wichtig: Erstens sieht Acta Nova nach einem benutzerfreundlichen, einfachen Tool aus, aber damit man all seine Vorteile nutzen kann, sollte man die angebotenen Schulungen besuchen und sich mit dem System vertraut machen. Nur wenn man das Tool versteht, kann eine Arbeitserleichterung realisiert werden. Zweitens werden wir nicht mit der Einführung von Acta Nova am 6. Juli 2020 am Ziel sein. Vielmehr ist es der Beginn eines Weges, auf dem wir zunehmend unsere Aufgaben daraufhin überprüfen, ob sie durch eine Workflowunterstützung in Acta Nova effizienter erledigt werden können. Das heisst konkret, dass wir bei der Einführung mit gewissen bereits vorkonfigurierten Workflows starten (bspw. im Bereich Beschaffung) und diese dann kontinuierlich ausbauen.
