C’est en automne 2019, lors du séminaire des cadres qui s’est déroulé à Fribourg, que la direction a choisi de faire face aux futurs défis de l’office avec une approche «agile». De quoi s’agit-il, qu’avons-nous entrepris depuis lors et quelles sont les perspectives?
Le Cercle Agilit@ est un groupe de personnes, représentant les collaboratrices et collaborateurs qui s’engagent à propager l’agilité au sein de l’OFS. Il est ouvert à toutes et à tous. David Fiorucci (Fondateur de LP3 Leadership) est mandaté pour soutenir le Cercle Agilit@. A l’occasion du début de son mandat, les membres du Cercle ont voulu approfondir ce thème avec lui:
Interview
Monsieur Fiorucci, pour vous, qu’est-ce que l’agilité ? Les entreprises agiles, est-ce une nouvelle tendance?
D. F. L’agilité comporte diverses facettes autant au niveau individuel que de l’organisation, de l’entreprise: souplesse (souplesse d’esprit), simplicité, flexibilité, rapidité (décisions, innovation, vivacité intellectuelle), capacité d’adaptation.
Il ne s’agit pas d’une nouvelle tendance. Mais la vitesse et la constance des changements sont de nouvelles réalités. L’agilité est essentielle pour affronter les défis auxquels toute entreprise est aujourd’hui confrontée.
Quelles sont vos expériences dans l’agilité (en particulier avec les entreprises publiques)?
D. F. Mes expériences sont très diverses, allant du service public aux entreprises de différents domaines et également avec des entreprises ou organisations publiques au niveau cantonal et fédéral.
Il est intéressant de constater que deux facettes sont à prendre en compte systématiquement :
D’un côté l’être humain, les personnes qui restent la clé de toute transformation (je parle souvent de degré d’inertie) et d’un autre côté les éléments en lien au système et à la culture d’entreprise (je parle de degré d’agilité). Ce sont des éléments comme l’exemplarité, le système en soi (processus, chemins de décision), les outils et méthodes «agiles», l’autonomie et l’adaptabilité des personnes, le fait d’être conséquent et finalement les éléments en lien à l’apprentissage, à la collaboration et au partage.
Au sein des entreprises publiques, il est à noter que je rencontre souvent des personnes d’un niveau de formation élevé, avec une expertise reconnue… et c’est justement souvent le point de vigilance. L’expert «a» le savoir… est-il disposé à écouter l’autre, à prendre en compte un autre avis et surtout à laisser faire un collègue qui n’a pas son savoir, son expertise, sa façon de faire…? Qu’en est-il du droit à l’erreur? (pas le droit à la faute, mais le droit à l’erreur?)…
Concrètement, qu’est ce qui pourrait changer pour les collaborateurs et collaboratrices?
D. F. Si l’on veut devenir agile, il faut créer un cadre dans lequel l’agilité est possible et surtout avoir un état d’esprit positif et vouloir évoluer. J’insiste sur le fait de vouloir. Ainsi les personnes auront plus d’autonomie, ce qui implique plus de responsabilités, de prise de risques, peut-être d’erreurs. Si le système intègre le «droit» à l’erreur et permet systématiquement d’apprendre des erreurs dans une dynamique positive, la démarche est très positive et contribue à une entreprise apprenante où les peurs (que certaines personnes peuvent avoir) s’estompent petit à petit.
Quels sont les défis auxquels il faut pouvoir faire face pour évoluer dans ce sens?
D. F. En plus de ce que j’ai mentionné auparavant, j’aimerais ajouter le fait d’avoir une vision et un langage communs ainsi que de mettre l’accent sur l’impact (des résultats visibles, concrets). A ce titre il faut avoir une orientation client (intégrer le client dans les réflexions), ne pas lancer cinquante projets en parallèle, mais mettre l’accent sur quelques priorités et être ensuite conséquent. Il faut montrer que quelque chose est différent maintenant, que nous avons évolué et que nous allons dans le bon sens. Ceci va donner confiance aux collaborateurs et surtout casser les dynamiques établies, souvent négatives.
Il faut des résultats concrets au niveau de l’ensemble de l’organisation et non pas d’une unité seule ou d’un projet. Comment arriver à ce que toute l’organisation devienne plus agile, se transforme… il faut prouver. Les membres de la direction et les cadres ont un rôle primordial. Nous devons évoluer et l’humain reste au cœur de la démarche.
Etat des lieux
Qu’avons-nous accompli depuis l’automne 2019?
Les membres du Cercle Agilit@ se sont appuyés sur «La déclaration de Fribourg» d’octobre 2019 pour initier les travaux.
Le Cercle Agilit@ a organisé deux forums de cadres, qui leurs ont permis de proposer une définition de l’agilité, et de concrétiser son propre mandat. Les deux ont été soutenus par le conseil de direction au cours du premier semestre 2020.
Dans le but de sensibiliser les collaboratrices et collaborateurs de l’office, le cercle a préparé un colloque sur l’agilité, ainsi qu’une journée de l’agilité qui auraient tous deux dû avoir lieu au printemps. Malheureusement, le COVID-19 est venu perturber ces plans, et ces manifestations auront lieu dès que la situation le permettra.
Quelles sont les démarches actuelles?
Le GL-Workshop qui s’est déroulé le 1er septembre a été préparé par David Fiorucci et les membres du cercle durant l’été. Cet atelier comprenait trois axes de discussion : langage commun, constat de la situation à l’OFS, mesures et engagements concrets.
Cette séance de travail a permis de poser les bases de compréhension commune et de préparer de manière optimale le programme du séminaire des cadres qui s’est déroulé en septembre, dans le prolongement de la «Déclaration de Fribourg» de fin 2019. (Voir résultats dans l’encadré).
Office agile – nous avons besoin de vous !
Les membres du Cercle_Agilt@ ont organisé et modéré la demi-journée du séminaire des cadres du 9 septembre qui était consacrée à l’agilité. Cette matinée a été un franc succès, tant au niveau de l’ambiance que des résultats. Plusieurs mesures prioritaires pour amorcer une culture d’office plus agile ont été définies (à découvrir dans l’ édition spéciale Info GL 14/2020). Afin de représenter la diversité du personnel de l’OFS, nous cherchons maintenant des personnes intéressées à participer activement à la concrétisation de ces mesures. Merci de manifester votre intérêt en adressant un mail à _BFS-Cercle Agilita.
Votre engagement est essentiel pour la réussite de ce projet.
